Come gestite la documentazione in formato digitale nel sistema ECL?

Giornale dei lavori elettronico: cos'è e come passare alla gestione digitale?

La digitalizzazione del settore delle costruzioni in Polonia è ormai una realtà. A partire dal 2023, sviluppatori e personale addetto alla gestione avranno la possibilità di abbandonare i documenti tradizionali cartacei a favore di soluzioni digitali. Un elemento chiave di questa riforma è il sistema EDB, sviluppato dall'Ufficio Generale di Controllo dell'Edilizia.

Per molti partecipanti al processo di investimento, tuttavia, sorge una domanda: il giornale dei lavori – cosa significa esattamente nella sua forma virtuale e come può essere implementato in modo efficiente in cantiere? In questo articolo spieghiamo come funziona il nuovo formato, quali sono i requisiti legali e quali sono i vantaggi pratici della gestione digitale dei documenti.

Che cos'è un giornale dei lavori elettronico e a cosa serve?

Il giornale dei lavori tradizionale è un documento ufficiale nel quale vengono registrati l'avanzamento dei lavori e tutte le circostanze rilevanti ai fini della valutazione della loro corretta esecuzione.

Il giornale dei lavori elettronico è la sua versione ufficiale e virtuale, gestita tramite un'applicazione governativa dedicata. Ha pieno valore legale e sostituisce il precedente formato cartaceo giallo. L'applicazione consente alle persone autorizzate – il direttore dei lavori, l'ispettore della supervisione, il progettista o il geometra – di effettuare registrazioni in tempo reale.

Perché conviene passare alla documentazione basata sul cloud?

L'introduzione del giornale dei lavori digitale elimina una serie di problemi con cui il settore ha dovuto fare i conti per decenni:

• Nessun rischio di danneggiamento o smarrimento: I documenti cartacei erano soggetti a danneggiamenti in cantiere o potevano andare persi sul campo. Un giornale dei lavori online viene conservato in modo sicuro sui server.
• Accesso da qualsiasi luogo: Il committente o l'ispettore non devono recarsi fisicamente in cantiere per verificare le registrazioni più recenti o lo stato di avanzamento dei lavori.
• Trasparenza e certezza giuridica: Ogni registrazione nel sistema del Giornale dei Lavori Elettronico è firmata con una firma elettronica (Profilo Fidato, e-ID o firma qualificata), insieme alla data e all'ora esatte, escludendo così la possibilità di manipolazioni retroattive.

Come si configura in pratica un registro digitale dell'investimento?

Il passaggio a un giornale dei lavori digitale (giornale dei lavori elettronico) è semplice e viene effettuato tramite il portale e-Budownictwo. La procedura prevede diversi passaggi:

1. Domanda da parte dell'investitore: L'investitore crea un account nel sistema del Giornale dei Lavori Elettronico e presenta una domanda per il rilascio del giornale dopo aver ottenuto una decisione definitiva che concede il relativo permesso di costruire oppure dopo aver presentato la notifica richiesta per l'esecuzione dei lavori.
2. Assegnazione dei ruoli: L'investitore aggiunge al sistema i partecipanti pertinenti al processo di costruzione, tra cui il direttore dei lavori designato, l'ispettore della supervisione dei lavori e il progettista, e assegna loro i relativi diritti di accesso.
3. Effettuazione delle registrazioni: Il direttore dei lavori prende in consegna il giornale elettronico e registra l'inizio dei lavori, le successive fasi di costruzione, nonché le ispezioni e i collaudi.

È importante notare che i giornali dei lavori elettronici stanno diventando la soluzione standard, con normative che prevedono la graduale eliminazione dei giornali cartacei a favore della completa digitalizzazione.

Digitalizzazione della documentazione di cantiere – il sistema del Giornale dei Lavori Elettronico e il lavoro quotidiano delle squadre

Sebbene il giornale dei lavori elettronico gestito dallo Stato affronti gli aspetti formali e legali, non sostituisce la comunicazione operativa quotidiana tra il direttore dei lavori, i capisquadra e gli operai del cantiere.

Ogni giorno in cantiere vengono generate centinaia di informazioni: rapporti sui lavori completati, registrazioni delle ore lavorate, richieste di materiali e registri delle attrezzature. Affinché la completa digitalizzazione produca reali risparmi, conviene integrare il sistema ufficiale con strumenti mobili di gestione.

I giornali dei lavori digitali rappresentano un passo rivoluzionario verso pratiche edilizie moderne in Polonia. L'eliminazione della carta, l'accesso immediato ai dati e la certezza giuridica fanno sì che la gestione digitale dei documenti stia diventando lo standard del settore.

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