Wie verwalten Sie die Dokumentation digital im ECL-System?

Elektronisches Bautagebuch – was ist das und wie kann man auf digitale Verwaltung umsteigen?

Die Digitalisierung der Baubranche in Polen ist nun Realität. Ab 2023 haben Bauträger und Führungskräfte die Möglichkeit, von traditionellen papierbasierten Dokumenten auf digitale Lösungen umzusteigen. Ein Schlüsselelement dieser Reform ist das vom Generalamt für Bauaufsicht entwickelte EDB-System.

Für viele am Investitionsprozess Beteiligte stellt sich jedoch die Frage: Das Bautagebuch – was genau bedeutet das in seiner virtuellen Form, und wie lässt es sich auf der Baustelle effizient umsetzen? In diesem Artikel erläutern wir, wie das neue Format funktioniert, welche gesetzlichen Anforderungen gelten und welche praktischen Vorteile die digitale Dokumentenverwaltung bietet.

Was ist ein elektronisches Bautagebuch und wozu dient es?

Ein herkömmliches Bautagebuch ist ein offizielles Dokument, in dem der Baufortschritt sowie alle für die Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit relevanten Umstände festgehalten werden.

Das elektronische Bautagebuch ist dessen offizielle, virtuelle Version, die in einer speziellen behördlichen Anwendung geführt wird. Es ist rechtskräftig und ersetzt das bisherige gelbe Papierformular. Die Anwendung ermöglicht es befugten Personen – dem Bauleiter, dem Bauaufsichtsbeamten, dem Planer oder dem Vermessungsingenieur –, Einträge in Echtzeit vorzunehmen.

Warum lohnt sich die Umstellung auf eine cloudbasierte Dokumentation?

Die Einführung eines digitalen Bau-Logbuchs beseitigt eine Reihe von Problemen, mit denen die Branche seit Jahrzehnten zu kämpfen hat:

• Keine Gefahr von Beschädigung oder Verlust: Papierformulare waren anfällig dafür, auf der Baustelle beschädigt zu werden oder im Außendienst verloren zu gehen. Ein Online-Bau-Logbuch wird sicher auf Servern gespeichert.
• Zugriff von überall: Der Auftraggeber oder Bauaufsichtsbeamte muss die Baustelle nicht persönlich aufsuchen, um die aktuellen Einträge oder den Fortschritt der Arbeiten zu überprüfen.
• Transparenz und Rechtssicherheit: Jeder Eintrag im System des elektronischen Bautagebuchs wird mit einer elektronischen Signatur (Trusted Profile, e-ID oder qualifizierte Signatur) sowie dem genauen Datum und der Uhrzeit versehen, was eine nachträgliche Manipulation ausschließt.

Wie richtet man ein digitales Investitionsregister in der Praxis ein?

Die Umstellung auf ein digitales Baustellenprotokoll (elektronisches Baustellenprotokoll) ist unkompliziert und erfolgt über das Portal e-Budownictwo. Das Verfahren umfasst mehrere Schritte:

1. Antrag durch den Bauherrn: Der Bauherr erstellt ein Konto im System des elektronischen Bautagebuchs und stellt einen Antrag auf Ausstellung des Bautagebuchs, nachdem er einen rechtskräftigen Bescheid über die Erteilung der entsprechenden Baugenehmigung erhalten oder die erforderliche Bauanzeige eingereicht hat.
2. Zuweisung von Rollen: Der Investor fügt die relevanten Beteiligten des Bauprozesses zum System hinzu, darunter den bestellten Bauleiter, den Bauaufsichtsbeauftragten und den Planer, und weist ihnen die entsprechenden Zugriffsrechte zu.
3. Einträge vornehmen: Der Bauleiter übernimmt das elektronische Bauprotokoll und erfasst den Baubeginn, die nachfolgenden Bauphasen sowie Inspektionen und Abnahmen.

Es ist anzumerken, dass elektronische Baustellenprotokolle zunehmend zur Standardlösung werden, wobei Vorschriften die schrittweise Abschaffung papierbasierter Protokolle zugunsten einer vollständigen Digitalisierung vorsehen.

Digitalisierung der Baustellen-Dokumentation – das e-Construction-Log-System und die tägliche Arbeit der Teams

Das staatliche elektronische Baustellenprotokoll regelt zwar formale und rechtliche Aspekte, ersetzt jedoch nicht die tägliche operative Kommunikation zwischen dem Bauleiter, den Vorarbeitern und den Bauarbeitern.

Täglich fallen auf der Baustelle Hunderte von Informationen an: Berichte über abgeschlossene Arbeiten, Stundenzettel, Materialanforderungen und Aufzeichnungen über die Ausrüstung. Damit die vollständige Digitalisierung echte Einsparungen bringt, lohnt es sich, das offizielle System mit mobilen Management-Tools zu integrieren.

Digitale Baustellenprotokolle stellen einen revolutionären Schritt in Richtung moderner Baupraktiken in Polen dar. Der Verzicht auf Papier, der sofortige Zugriff auf Daten und die Rechtssicherheit führen dazu, dass das digitale Dokumentenmanagement zum Branchenstandard wird.

Möchten Sie Ihr Baustellenmanagement auf die nächste Stufe heben? Entdecken Sie die Online-Dokumentationsverwaltung in der work'n'roll-App – das perfekte mobile Tool, das die tägliche Kommunikation vereinfacht, Arbeitszeiten erfasst und Aufgaben auf der Baustelle überwacht und so die digitale Dokumentation Ihres Projekts ideal ergänzt!