Jak cyfrowo zarządzać dokumentacją w systemie EDB?

Elektroniczny dziennik budowy (EDB) – co to jest i jak przejść na cyfrowe zarządzanie?

Cyfryzacja sektora wykonawczego w Polsce stała się faktem. Od 2023 roku inwestorzy i kadra kierownicza mają możliwość rezygnacji z tradycyjnych papierów na rzecz rozwiązań cyfrowych. Kluczowym elementem tej reformy jest system EDB, stworzony przez Główny Urząd Nadzoru Budowlanego (GUNB).

Dla wielu uczestników procesu inwestycyjnego pojawia się jednak pytanie: dziennik budowy — co to właściwie oznacza w wersji wirtualnej i jak sprawnie wdrożyć go na obiekcie? W tym artykule wyjaśniamy zasady funkcjonowania nowego formatu, wymogi prawne oraz praktyczne korzyści płynące z cyfrowego zarządzania dokumentacją.

Czym jest elektroniczny rejestr robót i do czego służy?

Tradycyjny arkusz to urzędowy dokument, w którym odnotowuje się przebieg prac oraz wszelkie okoliczności mające znaczenie przy ocenie ich prawidłowości.

Elektroniczny dziennik budowy to jego oficjalna, wirtualna wersja, prowadzona w dedykowanej aplikacji rządowej. Zapewnia ona pełną moc prawną i zastępuje dotychczasowy żółty formularz papierowy. Aplikacja umożliwia dokonywanie wpisów w czasie rzeczywistym przez uprawnione osoby: kierownika, inspektora nadzoru, projektanta lub geodetę.

Dlaczego warto przejść na dokumentację w chmurze?

Wdrożenie cyfrowego rejestru eliminuje szereg problemów, z którymi branża zmagała się przez dekady:

• Brak ryzyka zniszczenia lub zgubienia: Papierowy arkusz ulegał uszkodzeniom na obiekcie lub ginął w terenie. Prowadzony online dziennik budowy jest bezpiecznie przechowywany na serwerach.
• Dostęp z każdego miejsca: Inwestor czy inspektor nie musi fizycznie przyjeżdżać na teren inwestycji, aby sprawdzić najnowsze wpisy lub postęp prac.
• Transparentność i bezpieczeństwo prawne: Każda adnotacja w systemie EDB jest sygnowana podpisem elektronicznym (Profil Zaufany, e-ID lub podpis kwalifikowany) wraz z dokładną datą i czasem, co wyklucza możliwość manipulacji wstecznej.

Jak w praktyce założyć cyfrowy rejestr inwestycji?

Przejście na cyfrowy dziennik budowy jest proste i odbywa się za pośrednictwem portalu e-Budownictwo. Procedura obejmuje kilka kroków:

1. Wniosek inwestora: Inwestor zakłada konto w systemie EDB i składa wniosek o wydanie dokumentu po uzyskaniu ostatecznej decyzji o pozwoleniu na realizację lub zgłoszeniu robót.
2. Przypisanie ról: Inwestor dodaje do systemu uczestników procesu – wyznacza kierownika, inspektora nadzoru oraz projektanta, nadając im odpowiednie uprawnienia.
3. Prowadzenie wpisów: Kierownik przejmuje cyfrowy arkusz i odnotowuje w nim rozpoczęcie prac, kolejne etapy oraz odbiory.

Warto pamiętać, że elektroniczne dzienniki budowy stają się powszechnym rozwiązaniem, a przepisy przewidują stopniowe wygaszanie wersji papierowych na rzecz pełnej cyfryzacji.

Cyfryzacja dokumentacji na obiekcie – system EDB a codzienna praca brygad

Choć państwowy elektroniczny dziennik budowy rozwiązuje kwestie formalnoprawne, nie zastępuje on codziennej komunikacji operacyjnej między kierownikiem, brygadzistami a pracownikami fizycznymi.

Na terenie inwestycji codziennie powstają setki informacji: raporty z wykonanych prac, karty czasu pracy, zgłoszenia zapotrzebowania na materiały oraz ewidencja sprzętu. Aby pełna cyfryzacja przyniosła realne oszczędności, warto połączyć urzędowy system z mobilnymi narzędziami do zarządzania.

Cyfrowy rejestr robót to przełomowy krok w stronę nowoczesnego wykonawstwa w Polsce. Eliminacja papieru, natychmiastowy dostęp do danych oraz bezpieczeństwo prawne sprawiają, że cyfrowe zarządzanie dokumentacją staje się standardem na rynku.

Chcesz przenieść zarządzanie terenem robót na wyższy poziom? Sprawdź zarządzanie dokumentacją online w aplikacji work'n'roll – to idealne narzędzie mobilne, które ułatwia codzienną komunikację, ewidencjonowanie czasu pracy oraz kontrolę zadań w terenie, stanowiąc doskonałe uzupełnienie cyfrowej dokumentacji inwestycji!