Как компания должна вести точный учет рабочего времени?

Как правильно вести учет рабочего времени? Нормативные акты, правила и практические советы

Учет рабочего времени с почасовой точностью является основой эффективного управления бизнесом и формальным требованием, установленным законодательством. Правильно ведение учета защищает как работодателя, так и сотрудников от сложностей при расчете заработной платы и потенциальных юридических споров.

Контроль рабочего времени сотрудников, работающих на выезде, представляет собой особую сложность как на строительных площадках, так и в местах, удаленных от головного офиса. Как эффективно контролировать присутствие рабочих бригад и фиксировать сверхурочную работу в условиях выездной деятельности? В этой статье мы расскажем о законодательных требованиях, правилах заполнения табелей учета рабочего времени и современных решениях, позволяющих автоматизировать этот процесс.

Что такое журнал учета рабочего времени и кто обязан его вести?

В соответствии со ст. 149 § 1 Трудового кодекса работодатель обязан тщательно фиксировать трудовую деятельность каждого подчиненного с целью достоверного определения его заработной платы и других выплат. Это требование распространяется на всех лиц, связанных трудовым договором, независимо от объема рабочей нагрузки или занимаемой должности.

Исключения, предусмотренные законом, немногочисленны и касаются лишь трех групп:

• Лиц, оплата труда которых осуществляется по результатам выполнения заданий
• Руководящего состава предприятия, действующего от имени владельца (например, директоров, членов правления).
• Работников, получающих фиксированную паушальную выплату за сверхурочную работу или за работу в ночное время.

Однако даже в этих ситуациях руководитель обязан фиксировать выходные дни, отпуска, больничные и другие оправданные или неоправданные пропуски работы.

Табели учета рабочего времени и журналы учета посещаемости — основные различия

Многие владельцы предприятий ошибочно приравнивают журнал учета посещаемости к полному отчету о выполненных задачах. Государственная инспекция труда проводит четкое разграничение между этими двумя документами:

Табель учета рабочего времени:

• Обязателен (статья 149 Трудового кодекса).
• Объем информации: точное время начала и окончания работы, сверхурочная работа, ночные смены, дежурство, ежегодный отпуск, больничный.
• Цель:обеспечение правильного расчета заработной платы и надбавок.

Журнал посещаемости:

• Необязателен (внутренний порядок компании).
• Объем информации: только подтверждение присутствия (подпись, время входа/выхода)
• Цель: Проверка физического присутствия на территории предприятия.

Важное примечание: С момента вступления в силу нормативного документа причины отсутствия (например, упоминания о болезни) не должны указываться в журналах учета посещаемости. Несоблюдение требования ведения точных записей может повлечь за собой штраф в размере от 2 000 до 60 000 злотых.

Что говорят нормативные акты? Документация с юридической точки зрения

Подробный перечень данных указан в Постановлении министра по делам семьи, труда и социальной политики «О документации по работникам». Работодатель обязан:

• Вести и хранить личное дело каждого работника.
• предоставлять его по запросу работника, а также во время проверок, проводимых Государственной инспекцией труда.

В ходе таких проверок инспекторы Государственной инспекции труда уделяют особое внимание точности расчета сверхурочных часов, часов ночной работы, а также соблюдению установленных законом ежедневных и еженедельных периодов отдыха.

Учет рабочего времени — как правильно заполнить документы, не допустив ошибок?

Индивидуальный табель учета рабочего времени сотрудника должен содержать:

1. Количество отработанных часов и точное время начала и окончания выполнения служебных обязанностей.
2. Количество часов, отработанных в ночное время (с 21:00 до 07:00).
3. Сверхурочная работа.
4. Выходные дни с четким указанием причины их предоставления.
5. Дежурства (с указанием времени и места).
6. Тип и продолжительность отпусков и других видов отсутствия на работе (больничный, отпуск по уходу за ребенком, специальный отпуск).

Практические правила ведения учета:

• Немедленно фиксируйте данные: ввод данных в конце месяца приводит к неточностям. На объекте бригадир должен ежедневно проверять посещаемость.
• Контролируйте пределы сверхурочной работы: еженедельная продолжительность рабочего времени, включая сверхурочную работу, не должна превышать в среднем 48 часов в течение отчетного периода. Установленный законом годовой лимит составляет 150 часов (в соответствии с правилами компании он может быть увеличен до 416 часов).
• Не забывайте об отдыхе: персонал имеет право на не менее 11 часов непрерывного отдыха в сутки.

Методы ведения учета: бумажный и электронный учет

Бумажные документы — основные риски: традиционная бумажная документация на строительных площадках и на мобильных объектах вызывает множество проблем:

• Задержки: бумажные документы поступают в отделы кадров с опозданием, что срывает процесс учета рабочего времени сотрудников.
• Человеческий фактор: неразборчивый почерк, ошибки в расчетах и риск потери документов.
• Отсутствие мониторинга в режиме реального времени: отдел кадров и руководство не имеют представления о фактических показателях посещаемости в течение месяца.

Электронный учет рабочего времени: с 1 января 2019 года нормативные акты признают электронные записи равноценными бумажным. Учет на основе событий с использованием записей «СТАРТ – КОНЕЦ» обеспечивает:

• Точный учет с точностью до минуты.
• Автоматическое формирование отчетов для бухгалтерского отдела и Национальной инспекции труда.
• Безопасность данных и отсутствие возможности манипуляций задним числом.

Точный учет рабочего времени — это не только требование законодательства, но и инструмент оптимизации затрат в компании. Бумажные табели учета рабочего времени на строительных площадках и для выездных сотрудников уходят в прошлое — цифровизация исключает ошибки, защищает от штрафов со стороны Национальной инспекции труда и упрощает учет рабочего времени.

Хотите оптимизировать процесс учета рабочего времени сотрудников на объекте? Оцените функции управления персоналом в приложении work'n'roll и получите полный контроль над рабочим временем вашей команды — где бы она ни находилась.