Comment gérez-vous la documentation numérique dans le système ECL ?

Journal de chantier électronique : qu’est-ce que c’est et comment passer à la gestion numérique ?

La numérisation du secteur de la construction en Pologne est désormais une réalité. À partir de 2023, les promoteurs et les responsables de chantier auront la possibilité d’abandonner les documents papier traditionnels au profit de solutions numériques. L’un des éléments clés de cette réforme est le système EDB, développé par l’Office général de contrôle des constructions.

Pour de nombreux acteurs du processus d’investissement, une question se pose toutefois : le journal de chantier – qu’est-ce que cela signifie exactement sous sa forme virtuelle, et comment peut-il être mis en œuvre efficacement sur le chantier ? Dans cet article, nous expliquons le fonctionnement de ce nouveau format, les exigences légales et les avantages pratiques de la gestion numérique des documents.

Qu’est-ce qu’un journal de chantier électronique et à quoi sert-il ?

Un journal de chantier traditionnel est un document officiel dans lequel sont consignés l’avancement des travaux et toutes les circonstances pertinentes pour évaluer leur conformité.

Le journal de chantier électronique est sa version officielle et virtuelle, gérée dans une application gouvernementale dédiée. Il a pleine force juridique et remplace l’ancien formulaire papier jaune. L’application permet aux personnes habilitées – le chef de chantier, l’inspecteur de contrôle, le concepteur ou le géomètre – d’effectuer des saisies en temps réel.

Pourquoi vaut-il la peine de passer à la documentation dans le cloud ?

La mise en place d’un journal de chantier numérique élimine un certain nombre de problèmes auxquels le secteur est confronté depuis des décennies :

• Aucun risque de détérioration ou de perte : les formulaires papier étaient susceptibles d’être endommagés sur le chantier ou de se perdre sur le terrain. Un journal de chantier en ligne est stocké en toute sécurité sur des serveurs.
• Accès depuis n’importe où : le maître d’ouvrage ou l’inspecteur n’a pas besoin de se rendre physiquement sur le chantier pour vérifier les dernières entrées ou l’avancement des travaux.
• Transparence et sécurité juridique : chaque entrée dans le système de journal de chantier électronique est signée à l’aide d’une signature électronique (profil de confiance, e-ID ou signature qualifiée) accompagnée de la date et de l’heure exactes, ce qui exclut toute possibilité de manipulation rétroactive.

Comment mettre en place un registre numérique des investissements dans la pratique ?

Le passage à un journal de chantier numérique (journal de chantier électronique) est simple et s’effectue via le portail e-Budownictwo. La procédure comporte plusieurs étapes :

1. Demande de l’investisseur : l’investisseur crée un compte dans le système de journal de chantier électronique et dépose une demande de délivrance du journal après avoir obtenu une décision définitive accordant le permis de construire correspondant ou après avoir soumis la déclaration de travaux requise.
2. Attribution des rôles : l’investisseur ajoute au système les intervenants concernés par le processus de construction, notamment le chef de chantier désigné, le contrôleur des travaux et le concepteur, et leur attribue les droits d’accès appropriés.
3. Saisie des informations : le chef de chantier prend en charge le registre électronique et consigne le début des travaux, les étapes successives de la construction, ainsi que les contrôles et les réceptions.

Il convient de noter que les registres électroniques de chantier deviennent la norme, la réglementation prévoyant la suppression progressive des registres papier au profit d’une numérisation complète.

Numérisation de la documentation de chantier – le système e-Construction Log et le travail quotidien des équipes

Bien que le registre électronique de chantier géré par l’État réponde aux exigences formelles et légales, il ne remplace pas la communication opérationnelle quotidienne entre le chef de chantier, les contremaîtres et les ouvriers.

Des centaines d’informations sont générées chaque jour sur le chantier : rapports sur les travaux réalisés, feuilles de présence, demandes de matériaux et registres du matériel. Pour que la numérisation complète permette de réaliser de réelles économies, il est judicieux d’intégrer le système officiel à des outils de gestion mobiles.

Les carnets de chantier numériques constituent une avancée révolutionnaire vers des pratiques de construction modernes en Pologne. La suppression du papier, l’accès instantané aux données et la sécurité juridique font de la gestion numérique des documents la norme dans le secteur.

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